Mijn nieuwste boek heet Noteer jij dit even? en verscheen op 26 september 2019 bij uitgeverij Haystack. Zijn er nog notulen dan? Het antwoord is: ja, zeker, al zijn ze korter dan voorheen. En meestal digitaal. Want de meeste notulisten maken hun aantekeningen op de laptop, en het verspreiden van het verslag gaat per mail.

Helaas is het nog niet altijd zo dat de vorm van het verslag is aangepast aan deze werkwijze. Als trainer van notulisten zie ik nog wel eens verslagen langskomen, die op traditionele wijze zijn uitgewerkt. Lange Worddocumenten, voorzien van een keurige actielijst. Het kan anders: het beknopt-verslag-in-lijstvorm.

Hoera voor het beknopt-verslag-in-lijstvorm

Het beknopt-verslag-in-lijstvorm is een compleet verslag, maar in kolommen Je maakt het in Word (een enkeling in Excel) en je kunt er alle informatie die in een vergadering ter tafel komt in weergeven. Dus niet alleen de besluiten en de acties, maar ook de aftrap en de discussie die daar mogelijk aan vooraf gaat. Dat maakt deze bondige verslagvorm geschikt voor bijna alle vergaderingen. Denk aan vergaderingen van teams-, van MT of DT, en aan officiële bijeenkomsten van het bestuur van sportclubs en verenigingen.

Voordelen beknopt-verslag-in-lijstvorm

Een verslag in lijstvorm maken heeft voordelen. Dat begint al bij het maken van aantekeningen. De notulist kan beter blijven luisteren en kan zich zo  beter concentreren of de hoofdzaken. Bij het uitschrijven wordt nog meer tijdwinst geboekt: het is uitgeschreven in trefwoorden, en dat voorkomt moeizaam gezoek naar de juiste woorden. Omdat het veel korter is dan het traditionele beknopte verslag (een vergadering van 1 uur past vaak op 1 A4), is het overzichtelijker en leest het sneller.

Maar hoe dan?

Pak je laptop, en maak een tabel in Word in landscape.  Maak een kolom voor het agendapunt, voor de aantekeningen van de aftrapfase, voor de discussiefase en kolommen voor besluiten en acties. De laatste compleet met actienemer en termijn. Elk agendapunt krijgt zijn eigen horizontale kolom. Et voilà, bij het aantekeningen maken in trefwoorden is de input al bijna de output. Dat scheelt heel veel tijd bij het uitwerken.

Meer lezen? Bestel Noteer jij dit even? bij je favoriete boekhandel, of bij www.bol.com of http://www.managementboek.nl